Software-RFP: Wie Studios sie lesen, bewerten und kalkulieren

Software-RFP: Wie Studios sie lesen, bewerten und kalkulieren

Eine Software-RFP wird von Personen gelesen, die entscheiden, ob sie eine Woche der Zeit erfahrener Entwickler in ein Angebot investieren, das sie möglicherweise nicht gewinnen. Innerhalb der ersten fünfzehn Minuten hat ein Studio in der Regel entschieden, ob es antwortet, wie ernsthaft und mit welchem Preisrisiko. Dieser Artikel erläutert diese Entscheidung aus Sicht des Anbieters, damit Sie eine Software-RFP versenden können, die von den Firmen, mit denen Sie tatsächlich arbeiten möchten, bessere Angebote und fairere Preise hervorbringt.

Dies ist keine Anleitung zum Verfassen. Struktur, Vorlagen, Bewertung und Sicherheit behandeln wir bereits in unserem Leitfaden zur RFP für Softwareentwicklung. Hier geht es darum, was passiert, nachdem Sie auf „Senden“ gedrückt haben.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Studios prüfen eine Software-RFP schnell vor. Unklarer Umfang, kein Hinweis auf das Budget und kein Zugang zu den Entscheidungsträgern sind die üblichen Gründe, aus denen starke Firmen ablehnen.
• Vage Anforderungen führen nicht zu günstigeren Angeboten. Sie führen zu Sicherheitsaufschlägen, weil der Anbieter das Risiko dessen einkalkulieren muss, was er nicht sehen kann.
• Bewertungskriterien zeigen Anbietern, worüber sie schreiben sollen. Wenn Sie Zusammenarbeit und Vorgehensweise gewichten, erhalten Sie Angebote über Zusammenarbeit und Vorgehensweise.
• Eine Budgetspanne, ein Zeitraum für Fragen und Antworten sowie eine namentlich benannte verantwortliche Person verbessern die Qualität von Angeboten stärker als jede zusätzliche Seite mit Anforderungen.
• Ein knappes Anbieterangebot ist oft ein Signal über Ihre RFP und nicht nur über den Anbieter.

Inhaltsverzeichnis

• Welchen Zweck eine Software-RFP erfüllen soll
• Wie eine Software-RFP aus Sicht des Anbieters aussieht
• Wie Studios die Anforderungen bewerten
• Wie Bewertungskriterien die erhaltenen Angebote beeinflussen
• Wie Studios eine Software-RFP kalkulieren
• Warnsignale in RFPs, die Anbietern auffallen
• Was gute Angebote über Ihre RFP erkennen lassen
• Wie Sie Anbieterantworten fair lesen
• Benötigen Sie überhaupt eine Software-RFP?
• Wie wir bei Ridiculous Engineering mit einer Software-RFP umgehen
• Senden Sie eine Software-RFP, die eine Antwort wert ist
• FAQ
• Quellen

Welchen Zweck eine Software-RFP erfüllen soll

Eine Angebotsaufforderung bittet mehrere Anbieter um formelle Angebote auf Grundlage von Anforderungen, die Sie definieren. Laut TechTargets Überblick über die RFP ist sie besonders für komplexe Projekte mit unterschiedlichen Bestandteilen nützlich. Diese Definition beschreibt das Ziel des Käufers. Das Ziel des Anbieters ist ein anderes: zu entscheiden, ob es sich lohnt, für dieses Projekt ein Angebot abzugeben, und falls ja, was die Umsetzung tatsächlich kosten wird.

Diese beiden Ziele treffen im Dokument aufeinander. Eine gute RFP macht beides einfach. Eine schlechte lässt den Anbieter raten, und Annahmen schlagen sich im Preis nieder.

Wie eine Software-RFP aus Sicht des Anbieters aussieht

Stellen Sie sich die Person vor, die sie erhält: einen Principal, eine Engineering-Leitung oder einen Lösungsarchitekten, der gleichzeitig laufende Kundenprojekte betreut. Diese Person liest nicht zum Vergnügen. Sie führt eine schnelle Vorprüfung durch, und die Fragen sind immer ähnlich.

Die Fragen der ersten Prüfung

1. Gibt es ein echtes Problem und eine tatsächlich verantwortliche Person? Ein namentlich genannter geschäftlicher Sponsor und ein klar benanntes Ergebnis signalisieren, dass ein Projekt umgesetzt wird. Ein Dokument ohne beides deutet auf eine explorative Übung hin.
2. Liegt das Budget ungefähr in derselben Größenordnung wie der Umfang? Nur wenige Käufer veröffentlichen eine Zahl, aber eine Spanne oder eine Obergrenze ermöglicht es dem Anbieter, schnell zu sagen, ob die Arbeit passt. Ohne diese Angabe überspringt der Anbieter entweder die Ausschreibung oder kalkuliert vorsichtshalber eine große Version des Projekts.
3. Ist die Ausschreibung ein echtes Auswahlverfahren? Studios erkennen oft, wenn ein Anbieter bereits ausgewählt wurde und die Ausschreibung nur der Beschaffung dient. Solche Ausschreibungen lehnen sie meist ab, weil die Ausarbeitung eines ernsthaften Angebots teuer ist.
4. Können wir mit jemandem sprechen? Ein Frage-und-Antwort-Zeitraum und eine Kontaktperson, die Produktfragen beantworten kann, sind ein starkes positives Signal.
5. Ist der Zeitplan realistisch? Ein Antwortzeitraum von wenigen Tagen für eine komplexe Entwicklung zeigt Anbietern, dass der Käufer die Geschwindigkeit der Formalitäten höher bewertet als die Qualität der Antworten.

Ein Angebot erfordert erheblichen Aufwand. Annahmen zur Anforderungsanalyse, Architekturentwürfe, Personalplanung und ein Preismodell erfordern allesamt die Aufmerksamkeit erfahrener Fachleute. Unternehmen mit hoher Auslastung investieren diesen Aufwand nur dort, wo die Erfolgsaussichten angemessen sind.

Warum das für Sie wichtig ist

Die Unternehmen, die eine vage Ausschreibung am ehesten ablehnen, haben oft die größte Auswahl an Aufträgen. Wenn Sie eine Antwort auf eine Softwareausschreibung von einem Team mit überzeugender Erfolgsbilanz wünschen, muss das Dokument dessen Zeit respektieren. Das bedeutet weniger Standardabschnitte und mehr Informationen, die den Preis beeinflussen.

Wie Studios die Anforderungen bewerten

Anforderungen nehmen bei Anbietern den größten Teil der Lesezeit ein, weil sich dort die Kosten verbergen.

Details helfen – aber auf die richtige Art

Detaillierte Anforderungen helfen dabei, vergleichbare Antworten zu erhalten. Eine Softwareausschreibung kann sinnvollerweise Anforderungen, Anbieterinformationen, Referenzen, Lizenzierung und Projektkosten enthalten, wie der Leitfaden des Project Management Institute zum Ausschreibungsprozess beschreibt. Für ein Studio sind solche Details nützlich, die den Aufwand verändern:

• Wie viele Benutzerrollen gibt es, und was kann jede einzelne tun?
• Welche Systeme müssen integriert werden, und verfügen sie über dokumentierte APIs?
• Wo befinden sich die Daten heute, und wie sauber sind sie?
• Welche Compliance- oder Barrierefreiheitsverpflichtungen gelten?
• Wer wird die Software nach dem Start betreiben?

Weniger nützlich ist eine 200 Zeilen lange Funktionsliste ohne Prioritäten. Wenn Elemente als unverzichtbar oder wünschenswert gekennzeichnet sind, idealerweise als User Stories mit Akzeptanzkriterien formuliert, kann ein Anbieter die eigentliche Entwicklung vom Wunschzettel trennen. Ohne Prioritäten kalkuliert ein sorgfältiger Anbieter alles als verpflichtend.

Die Lösung vorgeben oder das Problem beschreiben

Manche Ausschreibungen schreiben die Architektur, den Technologie-Stack und die Bildschirme vor. Andere beschreiben das Problem und die Erfolgskriterien. Die Empfehlungen von PublicCode.net zur Erstellung von Ausschreibungen empfehlen problemorientierte Kriterien, die das Was und Wie den Anbietern überlassen und dadurch Raum für neue Ansätze schaffen.

Aus Sicht des Anbieters ist das ein wesentlicher Unterschied. Wenn Ihre Ausschreibung eine Lösung vorgibt, erhalten Sie Befolgung statt Urteilsvermögen. Jeder Anbieter wird Ihrem Entwurf zustimmen, und die Angebote werden sich ähneln. Wenn Sie das Problem beschreiben, können Sie erkennen, wie jedes Team denkt – genau diese Information benötigen Sie für die Auswahl eines Softwareanbieters.

Die Ausnahme ist eine harte Einschränkung. Wenn der Betrieb in einer bestimmten Cloud, die Integration mit einem bestimmten ERP-System oder die Einhaltung eines bestimmten Standards zwingend erforderlich ist, sagen Sie das klar. Einschränkungen sind nützlich. Als Einschränkungen getarnte Präferenzen sind es nicht.

Wie Bewertungskriterien die erhaltenen Angebote prägen

Anbieter lesen Ihre Bewertungsmatrix als Vorgabe für die Angebotserstellung. Sie werden alles hervorheben, was Punkte bringt.

Veröffentlichte Bewertungsmodelle zeigen, wie vielfältig die Ansätze sind. Ein kalifornisches Superior Court bewertete Angebote auf einer Skala mit 100 Punkten und berücksichtigte Erfahrung, Kosten, Support, Zusammenarbeit, Verfügbarkeit vor Ort, ein dediziertes Team und die Akzeptanz der Vertragsbedingungen. Ein regionaler Verband zur Beobachtung der Ozeane gewichtete in seiner Ausschreibung zum Datenmanagementdie technischen Qualifikationen und den betrieblichen Ansatz jeweils mit 30 %, einschließlich eines Übergangsplans, sowie die Fähigkeit zur strategischen Partnerschaft mit 10 %.

Keine der beiden Varianten ist für Sie die richtige Antwort. Entscheidend ist, was ein Anbieter daraus lernt. Im zweiten Beispiel weiß ein Anbieter, dass die Übernahme und der Betrieb des Systems ebenso wichtig sind wie der Code. Das Angebot wird diesen Punkten entsprechend viele Seiten widmen.

Eine gewichtete Matrix signalisiert Disziplin

Eine Anforderungsbewertungsmatrix, in der Antworten anhand gewichteter unverzichtbarer, erwünschter und optionaler Elemente bewertet werden, ist ein gängiges Instrument, und der PMI-Leitfaden beschreibt dies als einen transparenten, tabellenbasierten Vergleich. Wenn ein Anbieter ihn in der Ausschreibung sieht, erkennt er zwei Dinge: Der Käufer hat sich Gedanken darüber gemacht, wie die Entscheidung getroffen werden soll, und es ist weniger wahrscheinlich, dass die Entscheidung auf den niedrigsten Preis hinausläuft.

Das Problem mit der Preisgewichtung

Die Kosten­gewichtung ist der Hebel, den Käufer am häufigsten falsch einschätzen. Wenn Sie 60 % der Bewertung auf den Preis legen, erhalten Sie aggressive Angebote von Anbietern, die davon ausgehen, dass alles reibungslos verläuft, sowie sorgfältig ausgearbeitete Angebote von Anbietern, die sich zurückziehen. Bei einer Gewichtung von 20 oder 30 % laden Sie zu Angeboten ein, die Risiken ehrlich erläutern. Keines der beiden Extreme ist grundsätzlich falsch, aber gehen Sie bewusst vor. Ihre Gewichtung ist eine Vorgabe dafür, welche Art von Anbieter Sie gewinnen möchten.

Wie Studios Softwareausschreibungen kalkulieren

Dies ist der Teil, den Käufer am wenigsten sehen. Der Preis eines Angebots für eine Softwareausschreibung beruht selten auf einer einzigen Berechnung. Es handelt sich um eine Schätzung, in die Risiken einfließen.

Schritt 1: Den Arbeitsumfang ermitteln

Das Team unterteilt den Umfang in Komponenten, schätzt den Aufwand für jede einzelne und berücksichtigt Design, Entwicklung, Tests, Projektmanagement und Bereitstellung. Alles, was die Ausschreibung offenlässt, wird mit einer Annahme versehen.

Schritt 2: Unbekannte Faktoren einkalkulieren

Jede Unklarheit wird entweder zu einer ausdrücklichen Annahme oder zu einer Risikoreserve. Wenn in der Ausschreibung steht „in unsere bestehenden Systeme integrieren“ und keine davon genannt werden, muss der Anbieter entscheiden, ob damit eine unkomplizierte API oder fünf veraltete Datenbanken gemeint sind. Ein vorsichtiger Anbieter geht vom schwierigeren Fall aus oder nimmt die Annahme in das Angebot auf und kalkuliert einen Änderungsprozess darum herum.

Deshalb sparen vage Anforderungen kein Geld. Unsicherheit ist nicht kostenlos, und jemand bezahlt dafür. Der Anbieter kalkuliert sie entweder in den Preis ein oder schützt sich vertraglich.

Schritt 3: Ein Geschäftsmodell wählen

Festpreis-, Zeit-und-Material- sowie phasenbasierte Modelle verlagern das Risiko jeweils auf eine andere Partei. Ein Festpreis bei unklarem Umfang überträgt das Risiko auf den Anbieter, der es einkalkuliert. Zeit und Material verlagert es zurück auf den Käufer, der dadurch Flexibilität, aber weniger Sicherheit erhält. Viele Studios schlagen eine kurze, kostenpflichtige Analysephase vor, auf die eine Aufwandsschätzung für die Umsetzung folgt, weil dadurch Vermutungen durch Fakten ersetzt werden. Wenn Ihre Ausschreibung dies verbietet, fordern Sie Anbieter zum Raten auf.

Einen Eindruck davon, was die Zahlen am Markt bestimmt, vermittelt unsere Aufschlüsselung der Kosten der individuellen Softwareentwicklung.

Schritt 4: Den Grad der Wettbewerbsorientierung festlegen

Der Anbieter betrachtet anschließend das Wettbewerbsumfeld. Eine Budgetspanne ist dabei hilfreich: Sie ermöglicht es einem Studio, die beste innerhalb Ihrer Möglichkeiten liegende Version des Projekts vorzuschlagen, statt der idealen Version, die Sie sich nicht leisten können. Nach Eingang der Angebote wird der Prozess häufig mit einer Vorauswahl, Preis- und technischen Verhandlungen, endgültigen und besten Angeboten sowie der Vergabe auf Grundlage der genannten Kriterien fortgesetzt, wie TechTarget anmerkt. Anbieter wissen das. Einige lassen Verhandlungsspielraum. Andere reichen ihren tatsächlichen Preis ein und halten daran fest. Eine klare Aussage dazu, ob Sie eine Runde mit endgültigen und besten Angeboten durchführen werden, ermöglicht allen Beteiligten, nach denselben Regeln zu spielen.

Warnsignale in Ausschreibungen, die Anbieter bemerken

Dies sind die Muster, die erfahrene Studios dazu bringen, abzulehnen oder sich mit einem defensiven Angebot zu beteiligen. Die meisten lassen sich vor dem Versand leicht beheben.

Keiner dieser Punkte ist für sich allein fatal. Mehrere zusammen signalisieren einem Studio, seine Zeit anderweitig einzusetzen.

Zur Vertragssprache empfiehlt die PMI-Leitlinie, dass die Rechtsabteilung oder die Vertragsverwaltung die Standardformulierungen für Bieteranweisungen, Vertragsbedingungen und Vertraulichkeit bereitstellen sollte. Erledigen Sie das frühzeitig. Bedingungen, die erstmals in der Vertragsphase auftauchen, kosten Sie Wohlwollen und Zeit.

Was starke Angebote über Ihre Ausschreibung verraten

Wenn die Angebote der Anbieter, die Sie erhalten, oberflächlich, allgemein oder nahezu identisch sind, widerstehen Sie dem Impuls, zuerst den Anbietern die Schuld zu geben. Prüfen Sie die Ausschreibung.

• Allgemeine Angebote bedeuten in der Regel, dass die Ausschreibung keine konkreten Ansatzpunkte für eine Antwort enthielt.
• Stark voneinander abweichende Preise bedeuten in der Regel, dass der Leistungsumfang unklar war und jeder Anbieter andere Annahmen getroffen hat. Bitten Sie die Anbieter, ihre Annahmen aufzulisten, und vergleichen Sie diese, bevor Sie die Gesamtsummen vergleichen.
• Wenige Antworten bedeuten in der Regel ein Problem mit dem Zeitplan, dem Budget oder den Bedingungen, das seriöse Unternehmen erkannt haben.
• Angebote, die Ihre Anforderungen ohne weitere Erläuterungen wiederholen bedeuten, dass der Anbieter entweder keinen Spielraum oder keinen Anlass hatte, eigenes Urteilsvermögen einzubringen.

Eine starke Antwort auf eine Softwareausschreibung leistet etwas Nützlicheres. Sie stellt eine Annahme infrage, schlägt eine schrittweise Umsetzung vor, stellt eine schwierige Frage zu einer Integration oder weist darauf hin, dass eine Anforderung den Großteil der Kosten verursacht. Genau ein solches Angebot sollten Sie finden, und Ihre Ausschreibung muss dafür Raum lassen.

Wie Sie Antworten von Anbietern fair bewerten

Sobald die Antworten eingehen, kann Ihnen die Perspektive des Anbieters bei der Bewertung helfen.

1. Vergleichen Sie die Annahmen vor den Gesamtsummen. Zwei Preise sind nur dann vergleichbar, wenn ihnen derselbe Leistungsumfang zugrunde liegt.
2. Achten Sie auf die Personen. Wer wird die Arbeit tatsächlich erledigen, und wird diese Person an der Fragerunde teilnehmen? Unser Rahmenwerk zur Auswahl eines Unternehmens für individuelle Softwareentwicklung geht ausführlicher auf Signale in Bezug auf Team und Prozess ein.
3. Belohnen Sie einen ehrlichen Umgang mit Risiken. Ein Anbieter, der auf mögliche Probleme hinweist, zeigt Ihnen in der Regel die Erfahrung, für die Sie bezahlen.
4. Bitten Sie um eine Arbeitssitzung. Eine einstündige Live-Unterhaltung mit dem Umsetzungsteam sagt Ihnen mehr als eine weitere Runde schriftlicher Fragen.
5. Betrachten Sie den niedrigsten Preis mit Skepsis und den höchsten mit Neugier. Bitten Sie jeden, darzulegen, was enthalten ist und was nicht.

Für öffentliche Auftraggeber gelten darüber hinaus zusätzliche Regeln, die in unserem Leitfaden zur Beschaffung von Regierungssoftwarebehandelt werden.

Benötigen Sie überhaupt eine Software-Ausschreibung?

Manchmal lautet die ehrliche Antwort: nein. Eine formelle Ausschreibung eignet sich für komplexe Anschaffungen mit hohen Risiken, bei denen mehrere qualifizierte Anbieter erfolgreich sein könnten und Sie eine belastbare, vergleichbare Dokumentation benötigen. Sie eignet sich weniger, wenn Sie noch herausfinden, was entwickelt werden soll, wenn das Budget klein ist oder wenn Sie einem Partner bereits vertrauen. In diesen Fällen bringt Sie ein kurzes Discovery-Projekt oder ein Gespräch mit zwei oder drei vorausgewählten Unternehmen oft schneller zu einer besseren Antwort.

Es lohnt sich außerdem, die Ausgangsannahme zu prüfen. Jedes maßgeschneiderte System bringt langfristige Verantwortung für Hosting, Sicherheit und Updates mit sich. Vergewissern Sie sich daher vor Beginn des Prozesses, dass eine individuelle Entwicklung tatsächlich die richtige Lösung ist. Unser Beitrag zu Open-Source- und proprietärer Software kann Sie bei dieser Frage unterstützen.

Unser Ansatz für eine Software-Ausschreibung bei Ridiculous Engineering

Wir lesen Ausschreibungen so, wie es in diesem Artikel beschrieben wird, und bemühen uns, gute Antworten darauf zu geben. Wir achten auf das Geschäftsergebnis, die verantwortliche Person und die Rahmenbedingungen und sagen Ihnen offen, wenn eine Anforderung die Kosten in die Höhe treibt oder eine kleinere erste Phase für Sie sinnvoller wäre. Von der Discovery-Phase bis zur langfristigen Weiterentwicklung arbeiten Kunden direkt mit erfahrenen Senior Engineers zusammen.

Wenn Sie gerade eine Software-Ausschreibung vorbereiten oder bereits Angebote vorliegen haben und eine zweite Einschätzung wünschen, kann unser Team für die Entwicklung maßgeschneiderter Software Sie unterstützen. Unsere Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung von Software umfasst außerdem die Prüfung von Umfang und Kostenschätzungen auf Anbieterseite. Maßgeschneiderte Software wird individuell kalkuliert; Preise erhalten Sie auf Anfrage. Einfache Website-Projekte beginnen bei 3.000 USD, der endgültige Preis hängt von Umfang und Komplexität ab.

Senden Sie eine beantwortbare Software-Ausschreibung

Eine Software-Ausschreibung funktioniert am besten, wenn sie für die beiden Personen verfasst ist, die sie lesen werden: die bewertende Person, die sie benotet, und die technische Person, die den Preis kalkuliert. Beschreiben Sie Anbietern ein echtes Problem, geben Sie einen Hinweis auf das Budget und nennen Sie Prioritäten, eine Möglichkeit für Rückfragen sowie Kriterien, die Ihren Wertvorstellungen entsprechen. Sie erhalten weniger, aber bessere Angebote, deren Preise die tatsächliche Arbeit statt der Unklarheiten widerspiegeln.

Häufig gestellte Fragen

Warum lehnen gute Softwarestudios die Teilnahme an einer Ausschreibung ab?

In der Regel, weil die Kosten eines ernsthaften Angebots die Gewinnchancen übersteigen. Fehlende Budgetangaben, keine Möglichkeit für Rückfragen, eine sehr kurze Frist oder ein mutmaßlich bereits ausgewählter Anbieter sind die häufigsten Auslöser. Wenn Sie diese Punkte in Ihrem Dokument beheben, gewinnen Sie starke Unternehmen zurück.

Sollte ich mein Budget in einer Software-Ausschreibung angeben?

Eine Spanne oder Obergrenze anzugeben, lohnt sich in der Regel. So können Anbieter die beste Lösung innerhalb Ihrer Möglichkeiten vorschlagen, statt zu raten, und Angebote lassen sich leichter vergleichen. Wenn Sie keine Zahl nennen können, geben Sie zumindest an, ob das Projekt finanziert ist und wie das Budget festgelegt wurde.

Warum unterscheiden sich die Preise in den Angeboten meiner Anbieter so stark?

Meistens liegt es daran, dass jeder Anbieter andere Annahmen zu unklarem Umfang, Integrationen oder der Zuständigkeit nach dem Go-live getroffen hat. Bitten Sie jeden Bieter, seine Annahmen und Ausschlüsse aufzulisten, und vergleichen Sie anschließend die Gesamtsummen auf einer vergleichbaren Grundlage.

Was ist ein Best-and-Final-Angebot?

Dabei handelt es sich um eine Runde nach der ersten Bewertung, in der vorausgewählte Anbieter eingeladen werden, ihre Preise oder Konditionen vor der Vergabe zu überarbeiten. TechTarget führt dies als einen der möglichen Schritte nach der Angebotsabgabe auf. Wenn Sie eine solche Runde planen, geben Sie dies in der Ausschreibung an, damit Anbieter ihre Preise entsprechend kalkulieren können.

Kann ich eine Ausschreibung für Arbeiten senden, die ich noch nicht vollständig definiert habe?

Ja, aber richten Sie sie am Problem aus und bitten Sie um einen phasenweisen Ansatz, idealerweise mit einer vergüteten Discovery-Phase. Einen Festpreis für einen nicht definierten Umfang zu verlangen, führt zu überhöhten Angeboten oder dazu, dass sorgfältig arbeitende Unternehmen gar kein Angebot abgeben.

Quellen

• Was ist eine Ausschreibung (RFP)? | TechTarget
• Das Ausschreibungsverfahren für die Beschaffung von Software steuern | PMI
• Ausschreibungen verfassen, Prozesscode für die Softwarebeschaffung | PublicCode.net
• IT-Ausschreibung des Superior Court of California, County of San Francisco
• Ausschreibung für Entwicklung, Betrieb und Wartung des SECOORA-Systems

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